En mi última entrada hace unas semanas, expliqué mi forma de utilizar el iPad para organizar el trabajo no estándar en la oficina. Es decir, todas esas tareas no repetitivas que nos llegan a miles… Estoy convencido en que el secreto está en utilizar distintas Apps y conectarlas entre ellas con un proceso de trabajo.Evermeeting® es una gran aplicación para gestionar las reuniones, no para planificarlas sino para ser eficiente y eficaz durante las reuniones. Pero sólo es realmente útil cuando se integra con otras Apps como Toodledo®, Evernote®, etc. Sin quitarle mérito a las aplicaciones, sólo si se integra toda la información, se consigue eliminar los “MUDAS” (Desperdicios) de la gestión de las tareas en la oficina.
En la anterior entrada, terminé con una lista de tareas en Toodledo® (mi gestor de tareas) que se genera a partir de todas las posibles entradas (email, reuniones, llamadas, etc.). Como ya mencioné, me he basado en el método de Robert David Allen llamado GTD. Para explicarlo, vamos a imaginar que llego una mañana a la oficina en la que dedicaré la mayor parte de mi tiempo a ejecutar tareas de mi lista.
A las 8:30, nada más llegar, miro mi agenda para recordar qué reuniones tengo planificadas. Hoy es un día perfecto, sólo tengo una reunión de departamento de 12:00 a 1:00. Aprovecharé y comeré justo después, de 1:00 a 2:00. Así que tengo de 8:30 a 12:00 y de 2:00 a 6:00 para mi trabajo de oficina. Esto supone unas 7 horas de trabajo. Sin embargo, para acomodarme a las interrupciones que seguro tendré, sólo voy a planificar 6 horas de contenido.
Utilizo Toodledo. El elemento clave para esta planificación es el Estado. Es la característica de cada tarea que define cuándo voy a trabajar en ella. Lo primero es ir a las tareas que no tienen estado. Son probablemente las que entraron ayer. Hay tres parámetros que tengo que asignar:
-
Un nuevo estado que podrá ser: Próxima acción, Planificar o Delegar. Es decir, si debo trabajar en ella hoy mismo, si trabajaré otro día o si le he pedido a alguien que lo resuelva.
-
La Fecha de compromiso, es decir cuándo debo tener resuelta la tarea.
-
La Duración prevista. Esto no sólo es lo más difícil, sino lo más importante. Y lo es porque ya que el tiempo es lo más importante que debo gestionar, es necesario que lo controle de forma rigurosa.
A continuación entro en las tareas a planificar y en función de las fechas de compromiso decido en cuáles debo trabajar de forma inmediata. Decido la secuencia de trabajo y asigno horas de inicio para cada tarea.
Hasta ahora nada distinto. Muchos inician este ciclo de planificación y lo dejan al cabo de unos días o unas semanas. ¿Por qué? El problema creo que no está en la planificación sino en la ejecución y en el control. Para ello es imprescindible asignar bien los tiempos de duración de las tareas. Pero como estoy hablando de tareas no repetitivas, esto es difícil, cometemos errores, nos desmotivamos y al final dejamos de hacerlo abandonando la gestión del tiempo.
La clave está en cómo ejecutamos y controlamos. Son ya las 8:45 y tengo mi plan diario. Comienzo a ejecutar las tareas y al empezar cada una inicio el cronómetro de Toodledo. Al terminar lo paro y comparo el tiempo que he dedicado con el planificado. ¿Por qué? ¿Interrupciones? ¿Mala estimación? ¿Problemas inesperados? Esta reflexión rápida e inmediata, permite aprender de los errores de estimación y corregirlos en el futuro.
Al iniciar la siguiente tarea comparo el tiempo planificado con el real. ¿Cuál es la diferencia? ¿Seré capaz en completar el trabajo que he planificado para el día? ¿Debo cambiar el plan del día? ¿Debo eliminar alguna tarea del plan? ¿Dedicar menos tiempo a otra?
Lo que está ocurriendo es que aplico el ciclo de mejora de Deming (Plan – Do – Check – Act) de manera continua, al iniciar el día Planifico. Luego ejecuto el plan (Do). Compruebo los resultados cada vez que cambio de tarea preguntándome por qué ocurren las desviaciones (Check). Por último actúo corrigiendo el plan o pasando a la siguiente tarea.El aprendizaje de esta forma de trabajar hace que cada día todo el proceso funcione mejor. Al cabo de unas semanas todo funcionará mejor.
La clave: Deming, rutina, disciplina y rigor. No el iPad.