La metodología PDCA o ciclo de Deming (en inglés, PDCA, de Plan-Do-Check-Act) es una secuencia cíclica de actuaciones que se hacen a lo largo del ciclo de vida de un servicio o producto para verificar su calidad, y es la sistemática más usada para implantar un sistema de mejora continua.
El Circulo PDCA se atribuye a Deming pero la idea original no es suya. El método fue planteado a finales de los años ‘30 por Walter A. Shewhart, el padre del Control Estadístico de la Calidad. Deming se encargó de desarrollar el modelo y difundirlo masivamente a través de su obra y de las numerosas implementaciones de sistemas de gestión de la calidad exitosas en las que participó.
Lecturas recomendadas: «Lean Thinking», «Lean Service, management total» y «The Toyota Way» se consideran manuales de referencia clave para entender el concepto del pensamiento Lean
El ciclo PDCA consta de cuatro pasos o etapas cíclicas, de tal forma que una vez terminada la cuarta etapa se debe regresar a la primera y repetir el ciclo. De esta manera, las actividades se revisan periódicamente para incorporar nuevas mejoras.
- P=PLANIFICAR: Preparar a fondo antes de actuar.
- D=DESARROLLAR: Ejecutar lo planificado.
- C=COMPROBAR: Verificar los resultados.
- A=ACTUAR: Estandarizar, si los resultados son satisfactorios, o volver a comenzar otro ciclo PDCA en caso contrario.
Exploramos las 4 etapas en detalle.
Planificar. En esta etapa, literalmente se planificará lo que debe hacerse, o sea, se establecen las actividades que servirán para el proceso. Se identifican cuáles son aquellas actividades de la organización susceptibles de mejora y se fijan los objetivos a alcanzar al respecto. Antes de pasar a la siguiente etapa, hay que asegurarse de haber respondido a algunas preguntas básicas: ¿Cuál es el problema central que debemos resolver? ¿Qué recursos necesitamos? ¿Qué recursos tenemos? ¿Cuál es la mejor solución para solucionar el problema con los recursos disponibles? ¿En qué condiciones el plan se considerará exitoso? ¿Cuáles son los objetivos?
Desarrollar. Una vez que se haya acordado el plan, es hora de tomar medidas. En esta etapa, se aplicará todo lo que se haya considerado durante la etapa anterior. Hay que tener en cuenta que pueden ocurrir problemas imprevistos en esta fase. Por este motivo lo ideal sería primero hacer pruebas a pequeña escala y en un entorno controlado antes de hacer cambios a gran escala.
Comprobar. Esta es probablemente la etapa más importante del ciclo PDCA. Una vez realizada la mejora, se procede a un período de prueba para verificar su buen funcionamiento. En caso de que la mejora no cumpla con las expectativas iniciales, se realizarán cambios para ajustarla a los objetivos esperados.
Actuar. La última etapa del ciclo. Si los resultados de las pruebas son satisfactorios, se implantará la mejora en forma definitiva y a gran escala en la organización; pero si no lo son habrá que evaluar si se harán cambios o si se descarta la mejora.
Una vez terminado el cuarto paso, se vuelve al primer paso para estudiar nuevas mejoras a implantar.
La idea es lograr la mejora continua de la calidad mediante la disminución de fallos, el aumento de la eficacia y eficiencia, la solución de problemas y la previsión y eliminación de riesgos potenciales.