1. Caza el Muda

Empezamos esta serie, el primer paso es relativamente sencillo. Cuántas veces hemos oído a alguien decir: «Esto es un desastre…», «¡Hoy he perdido el día!», o «¡Así no hay quien trabaje!»… Y podíamos seguir añadiendo frases. Todas estas son algunas de las expresiones que nos vienen a la cabeza en el momento en el que nos damos de frente con el Muda. Con el «desperdicio» que hay en nuestra organización.

El camino «Lean» empieza identificando este Muda, pero no para lamentarnos y seguir igual, sino para empezar un camino de cambio. Este camino tiene tres pasos iniciales:

Así que vamos con el primero, identificar el MUDA. La palabra Muda se ha traducido muchas veces como «desperdicio». El problema es que casi sin querer asociamos desperdicio con algo físico que tiramos, la basura. Es la segunda acepción del diccionario: «Residuo de lo que no se puede o no es fácil aprovechar o se deja de utilizar por descuido» y nos olvidamos de la primera: «Derroche de la hacienda o de otra cosa».

Para nosotros el primer principio de una organización Lean debe ser: Identificar el MUDA y eliminarlo sistemáticamente. En Japón utilizan el número 7 para indicar que hay mucho de «algo», así hace tiempo se hablaba de los 7 Instrumentos para la Calidad, no porque fuesen sólo esos 7 sino porque son muchos los que se pueden utilizar y esos 7 los principales.

Así que hay muchos MUDAS y estos 7 son los fundamentales:

Una breve aclaración, Muda es todo aquello por lo que nuestro cliente no aceptaría pagar un euro más si se enterase que lo estamos haciendo. Es más, nos pediría que no lo hiciésemos y le descontásemos un euro. Estos Mudas, por tanto son:

• Sobreproducción: Ejecutar tareas no demandadas por ningún cliente, como por ejemplo, enviar correos a destinatarios que no los leerán, imprimir copias de informes en exceso «por si acaso», fabricar unidades por si hay defectuosas, etc.
• Tiempo de espera: Necesita poca explicación. Cada vez que se retrasa un avión, retrasos al iniciar una reunión, espera a recibir un material, etc.
• Transporte: Mover materiales, información, o pacientes de un lugar a otro. Esto incluye la información por internet, correos electrónicos, etc.
• Proceso: Recogida de datos que luego no son utilizados, firmas de aprobación inútiles, excesivo tiempo de enfriamiento, etc.
• Inventario: Acumulaciones de materiales, informes, pacientes, fármacos, etc.
• Movimientos: Cada vez que nos desplazamos a otro lugar para asistir a una reunión, o los movimientos poco eficaces del ratón del ordenador (buscando un documento en un mar de carpetas), etc.
• Defectos: Es el más sencillo de explicar, cada vez que cometemos un error…

El ejercicio de esta primera semana, es relativamente sencillo, se trata de identificar y CUANTIFICAR los Mudas en mi trabajo diario. Para ello hacen falta algunas herramientas:

Hardware: Papel y elemento de escritura, preferiblemente un lápiz para poder corregir.
Software: No hace falta ningún programa, ni siquiera Office. Basta con el que venimos programados en nuestra cabeza. Todos lo tenemos y gratis.
Ejercicio: Al llegar al trabajo, en un folio en blanco escribir los 7 Mudas en 7 columnas. Cada vez que identifiquemos un Muda, se escribe en la columna correspondiente y se separa del siguiente con una línea. Es fundamental cuantificar los minutos perdidos, el material desperdiciado, etc.

Ya estamos listos (para los más sibaritas dejo un formato algo más elaborado en el apartado de Artículos y Publicaciones un formato en Excel).

Dentro de una semana (no es necesario hacer el ejercicio los 7 días, basta con acostumbrarnos a ver de forma positiva el Muda que nos rodea). Evaluaremos el resultado, ¿alguien se anima a decir quién tendrá un cero?