Cada vez hay más empresas que implantan el modelo Lean en España. Son de distintos sectores: industria, turismo, sanidad…. Los resultados documentados son espectaculares, lo que anima a más empresas a iniciarse en el mundo Lean. Sin embargo, sólo el 5% de las empresas lo implantan con éxito.
¿Cuáles son las claves?- Lean se ha de implantar desde el terreno, desde el Gemba, nunca desde un despacho. Es mucho más potente una tormenta de pruebas (Trystorming) que una tormenta de ideas (Brainstorming)
- Es necesario método, y especialmente, método científico. Esto requiere trabajar con datos y hechos, analizar los problemas identificados desde el terreno, y trabajar sobre la verdadera causa raíz de los problemas.
- Las personas son el motor de la organización. Los profesionales que trabajan en los procesos son los que mejor conocen sus actividades y las necesidades de sus clientes. Se debe reconocer y valorar las capacidades del equipo, y fomentar que sean los trabajadores los que planteen proyectos, trabajen sobre la mejora y decidan los mejores estándares de trabajo.
- La Dirección debe demostrar un compromiso real con la mejora. Esto implica bajar al Gemba y preguntar al personal ¿Cuál es el problema? y trabajarlo con ellos.
- Los eventos de mejora rápida (eventos Kaizen) son la principal herramienta para obtener resultados a corto plazo, demostrando que la mejora es posible y venciendo la resistencia al cambio. Así se consigue modificar hábitos, actitudes y, finalmente, la cultura organizativa hacia la mejora continua.
- Sin embargo, también es necesario una visión a medio y largo plazo, donde el programa Lean se alinee con la estrategia y los objetivos de la organización. El despliegue debe ser participativo, con objetivos compartidos y desplegados a todos los niveles de la organización. Os recomiendo aplicar el Hoshin Kanri.
- Los equipos deben dirigir sus mejoras a establecer nuevos estándares de trabajo orientados a objetivos realistas y entendibles para ellos como son la calidad, la seguridad y la mejora de los tiempos de proceso. La productividad, el ahorro de costes o la eficiencia vendrán como consecuencia de lo anterior.
- No empezar a construir la casa por el tejado, es decir, saltarse el análisis e ir directamente a implantar una herramienta por el mero hecho de que “es Lean” o porque “a otros les ha funcionado”, es un error. Todo parte de una buena definición de valor, para luego poder hacer un consecuente análisis del flujo de valor de inicio a fin (visión de cliente) y finalmente priorizar y seleccionar la herramienta más adecuada.
- Tan importante es la parte técnica (es decir, la metodología usada para la eliminación del Muda) como la gestión del programa Lean para conseguir la sostenibilidad de los resultados:
- Se debe dar feedback y visibilidad del avance de las iniciativas y del impacto conseguido con la mejora.
- Se debe responsabilizar a los profesionales del área sobre las actividades y los resultados conseguidos; ellos son los propietarios de sus procesos.
- Se debe recordar que “no hay ideas malas”, reconocer el esfuerzo y premiar las iniciativas. Hay muchas formas de hacerlo y no necesariamente deben ser económicas.
- La Dirección debe de dotar de un espacio, de tiempo y de fórmulas para trabajar sobre la mejora
- Es muy importante acertar en la elección de los proyectos o de las áreas a trabajar. Muchas organizaciones que quieren implantar Lean tienden a querer abarcar mejoras que impliquen a toda la organización. Sin embargo, nuestra recomendación es empezar en un punto acotado de la organización, con un potencial de mejora claro y en el que se trabaje un número significativo de acciones puntuales. Una vez conseguida la mejora en varios puntos focalizados (áreas de la organización), es cuando recomendamos avanzar y hacer proyectos que conecten diversas áreas, hasta conseguir involucrar a toda la organización.
- Las mejoras realizadas no deben separarse del día a día; han de integrarse como parte del trabajo. La idea es que cada vez existan menos “zafarranchos” de mejora, y que se constituya como un hábito. Esa es la verdadera cultura de la mejora continua. Por ese mismo motivo, tampoco debe separarse de otras iniciativas.
- Y por último… no decaer ante los fracasos. La implantación de un programa Lean es un camino largo que recuerda a una ascensión a una montaña. Requiere esfuerzo, preparación, técnica y tiempo. A veces, podemos encontrar dificultades en el camino, o desviarnos de la ruta marcada; pero siempre debemos avanzar en la dirección correcta hasta llegar a la cumbre: la meta, la excelencia.