El iPad y la aplicación de Lean a mi oficina

Hace algunos meses escribí una entrada en el Blog de la Fundación pro Humanización y Eficiencia en la Sanidad en el que relacionaba la estandarización y la música.
En ella sostenía la idea de que la estandarización no coarta la creatividad sino que permite un arte tan creativo y elevado como puede ser la música. La creatividad sin la estandarización es mucho más complicada.

Este verano, releí el famoso artículo de Steven Spear y H. Kent Bowen en HBR sobre el ADN de Toyota y volví a sorprenderme de la descripción que hacen de la estandarización.
Del límite al que llevan la idea.

Y si estamos convencidos de que la estandarización es imprescindible, y tenemos un modelo de lo que debemos hacer, ¿por qué no lo hacemos en nuestras oficinas? Creo que hay dos mitos que lo impiden:

1. “El trabajo en las oficinas es siempre distinto y no se puede estandarizar”. Sin embargo, si nos paramos de verdad a analizar lo que hacemos, descubriremos que una gran parte es estándar, repetitivo.
2. “El trabajo creativo no se puede estandarizar”. Y siendo esto así, se puede estandarizar cómo gestionarlo, cómo ejecutarlo.

   Romper estos dos mitos es el primer paso para poder estandarizar el trabajo en la oficina.

   Aunque parezca raro, creo que es más sencillo lo segundo que lo primero. Realmente se trata “sólo” de establecer rutinas y tener la disciplina de cumplir. Para conseguirlo me ayudó mucho el libro de Robert Allen, “Getting Things Done”® y la idea de tener un único repositorio para la entrada de tareas. Y así es como he estandarizado mi trabajo no repetitivo:

1. Correo electrónico. Es probablemente el canal más frecuente. Llegan peticiones de clientes, colegas, etc., actas de reuniones, documentos para leer, etc. La primera decisión es si quiero/debo hacer algo con ellos. Si la respuesta es negativa, deberé decidir si eliminarlo, archivarlo para leerlo algún día o clasificarlo en mi biblioteca.
   Evernote (@evernote_es y www.evernote.es) es la herramienta ideal para hacerlo. Permite clasificar en libretas, añadir etiquetas, añadir en una misma nota mis comentarios y cualquier tipo de fichero, y por si fuera poco utiliza un OCR para permitir la búsqueda por cualquier palabra en ficheros de texto, office, pdf’s etc. Perder un documento es ahora prácticamente imposible…
   Si tengo que tomar alguna acción, y preveo que me llevará menos de 2 minutos (confirmar una reunión, enviar mi dirección, etc.), lo hago inmediatamente. Si por el contrario, debo tomar alguna acción a partir del mail y será mayor de 2 minutos, lo reenvío a mi gestor de tareas, Tooldledo®.
   Dos reglas más, sólo leo el email una vez cada hora. Un aviso del ordenador a la hora en punto me ayuda a hacerlo. Y dos, tengo desactivado el aviso de correo entrante, sólo leo el correo cuando quiero.
2. Reuniones. Evermeeting® (@savemeetinglabs y www.evermeeting.com) ha sido el gran descubrimiento. Es el nexo que une lo que ocurre en la reunión (timeline), con el audio (si quiero/puedo grabarla), mis notas (que sigo tomando en Notepad®) y las acciones que se generan.
   Lo genial es que lo hace de una manera sencilla y que me permite volver a reproducir lo ocurrido en una reunión simplemente con la fecha, el lugar o el cliente con el que me reuní. Ahora puedo tener todo lo que ocurre en una reunión (notas, acciones, comentarios, incluso el audio en un solo lugar). Las tareas, las redirijo a mi gestor: Toodledo®.
3. Llamadas. Se acabó el tomar notas en papeles que luego pierdo, o mezcladas en una libreta de notas. Si la llamada es en realidad una reunión, la manejo con Evermeeting®, si simplemente es una conversación las acciones van directamente a Toodledo®.

Todas estas herramientas cumplen unos requisitos fundamentales:

• Funcionan en los tres entornos de trabajo (ordenador, tablet y smartphone) y se sincronizan de manera automática. Toda mi información está disponible y sincronizada en cualquier momento.
• Cumplen con la regla de las 5S (orden y limpieza) en informática. Se acabó que todo se mezcle en el correo que se convierte en un malísimo archivo de documentos, en un malísimo gestor de tareas etc. Hay un lugar para cada cosa, y cada cosa está en su lugar.
• Son económicas. Cuando no están ya incorporadas en el sistema operativo, cuestan sólo unos pocos euros al año. La era de los paquetes informáticos grandes y caros se ha terminado.
• Todas están interconectadas mediante algo tan sencillo como es el correo electrónico. Una tarea en Evermeeting® se convierte sin esfuerzo, mediante un correo electrónico automático en una tarea en mi gestor de tareas Toodledo®. Igual ocurre con los emails, o las notas…

Las herramientas son imprescindibles, y seleccionarlas me ha supuesto mucho tiempo de “jugar” con el iPad, pero sin un estándar detrás, sin un procedimiento de trabajo no valen para nada (de hecho mucha gente me pregunta por ejemplo por mi entusiasmo sobre Evernote®, y me cuentan que ellos no lo ven distinto al Explorador de Windows y al sistema de archivos).
La gran diferencia está en si lo utilizas de forma aislada, o si lo integras en un método de trabajo con el resto de herramientas. Cualquiera de estas herramientas es buena, pero sólo es verdaderamente útil si está integrada dentro de un proceso estandarizado.

Llegados a este punto, tengo todas mis tareas ordenadas y en un solo repositorio. Ahora “sólo” queda planificar, y ejecutar de una manera sistemática. Pero eso lo dejo para otro día.