Redes sociales y lean en nuestras oficinas

Si hiciésemos una encuesta, estoy segura que la mayoría respondería que Twitter, Facebook etc. son herramientas de ocio o juguetes de “marketing”… Pero que no son útiles en el trabajo en una oficina.

Cuando hablamos de redes sociales, incluso desde un punto de vista empresarial y de negocios, estamos casi siempre hablando de plataformas públicas como Facebook, Twitter, Google+, Linkedin, etc. Hoy muchas empresas están presentes en la red a través de perfiles sociales ya que son una potente estrategia de marketing online y porque facilitan la comunicación directa con los clientes.

Pero, cada vez más, las empresas están recurriendo a las herramientas 2.0 para uso interno aprovechando la mejora que ofrecen en la forma de comunicar dentro del equipo, su eficiencia y la creación de un know how compartido en línea.

Las intranets tradicionales dejan paso a nuevas formas de comunicar y a nuevas dinámicas de trabajo dentro de las organizaciones. Plataformas como Yammer, Zyncro, Salesforce, Jive, Socialtext,…proporcionan un servicio similar a Facebook o Twitter incluyendo las páginas de perfiles, grupos, sincronización de ficheros, grupos de charla, sistemas de mensajería, solo que funcionan como un canal de comunicación privado dentro de las empresas.

Los beneficios de la implementación de estas herramientas han demostrado mejoras en los procesos de trabajo. Un reciente estudio de McKinsey Global Institute “The Social Economy: Unlocking Value and Productivity Through Social Technologies” sostiene que mediante el uso de la tecnología social las empresas pueden aumentar la productividad en un 25%.

Según McKinsey, las empresas utilizan las herramientas sociales para llegar a los clientes de maneras innovadoras, pero gran parte del valor radica en el uso interno de medios de comunicación social privados ya que mejoran el intercambio de información y la colaboración dentro de la empresa, compartiendo los conocimientos adquiridos.

El microblogging corporativo permite:

Compartir en su muro los flujos de información sobre el desarrollo de un proyecto para que todos los miembros del equipo estén informados en todo momento.
Crear grupos de trabajo con acceso restringido a los miembros involucrados en el proyecto o en la conversación.
Crear grupos en los que sólo haya directivos, otro para el equipo de marketing, otro para recursos humanos, etc.
Comentar el estado de los usuarios, marcar el me gusta como en Facebook, utilizar hashtags como en Twitter, app para premiar un trabajo bien hecho, etc.

¿Qué valor aporta una red social corporativa?

Agiliza la comunicación empresarial. El beneficio más importante de una red social interna es su capacidad de facilitar la comunicación desde cualquier sitio y en cualquier momento. Si estamos en la oficina o trabajando desde casa, en una reunión o de viaje podemos fácilmente conversar con nuestro equipo a nivel de grupo o a nivel individual de empleado a empleado.
Eficiencia. Es un sistema que permite compartir con facilidad, almacenar y acceder a los documentos de trabajo.
Mejora la cohesión del equipo y la motivación. Tener una red social interna ofrece un ambiente más relajado para los empleados y refuerza la motivación del trabajador.
Gestión eficaz y eficiente del correo electrónico. Con la red corporativa se alcanza una reducción sustancial de los mails. En una anterior entrada hablé de La invasión de los mails y del tiempo que implica la gestión del correo por parte del trabajador.
Fomentar la creatividad y la participación del empleado. Los empleados pueden participar activamente a través de comentarios y sugerencias estimulando su creatividad y la generación de nuevas ideas, identificándose con la empresa y participando en sus mejoras.

El correo electrónico se ha convertido en la herramienta fundamental de trabajo en la oficina. Sirve lo mismo para comunicarse, en tiempo real o en diferido, para almacenar información, asignar tareas, establecer flujos de información en secuencias de mensajes…

En varias entradas hemos planteado cómo el correo ha dejado de ser una buena herramienta de comunicación para convertirse en una mala herramienta que vale para todo… Es como el «alambre y la cinta aislante” del mecánico chapuzas: No hay asunto que se le resista. Y precisamente por esto, está generando mucho más desperdicio de lo que resuelve. Se pierde tiempo al buscar información, se producen errores de comunicación, etc. Pero por encima de todo se convierte en una herramienta de defensa frente a los demás. Cuantas veces hemos oído a alguien decir que ya lo había avisado en un correo electrónico.

Sí el email se ha convertido en una plaga en nuestras oficinas. Recibimos cientos, y sólo unos pocos son verdaderamente útiles. Sin embargo la Web 2.0 nos propone nuevas herramientas que devuelven el correo a su justa utilidad. Que bien utilizadas nos aportan la capacidad de eliminar el MUDA (desperdicio) de nuestros procesos administrativos.
¿Podríamos pensar en la red social como una herramienta más de la filosofía Lean?