Como es bien sabido, la finalidad de la metodología 5S es conseguir una zona de trabajo claramente organizada, libre de elementos inútiles, en la que se encuentran las cosas con facilidad y rapidez, donde la limpieza salte a la vista y todo ello conseguirlo de modo sostenido en el tiempo. También es sabido que esta metodología surge en el entorno de manufactura y, más concretamente, para la organización de la estación de trabajo.
Esto no impide «extender» el 5S a otros entornos; lo único que debemos hacer es observar los principios que subyacen en cada paso y ajustarlos al área que estemos analizando.
El email es una herramienta muy potente y muy útil, sin embargo su utilización habitualmente indiscriminada por un lado, y por otro, una falta de organización de cada uno de nosotros en nuestro inbox, a veces nos provoca una importante pérdida de productividad personal, justo lo contrario de lo que es su objetivo. No es raro tener en el inbox una cantidad diaria de mensajes que lo único que nos provoca es estrés debido a sobresaturación. Dado lo anterior, puede ser útil aplicar 5S al email y en las siguientes líneas haremos un análisis sobre esto.
1) SEIRI (separar)
El principio que fundamenta este primer paso es «Mantener en el puesto de trabajo sólo las cosas ESTRICTAMENTE necesarias». Si hay dudas sobre la utilidad de algo, descartarlo. Se basa en el principio JIT: “Sólo lo que se necesita, cuando se necesite y en la cantidad que se necesite.”
Mientras que en manufactura habitualmente el trabajo es repetitivo, con el email tenemos adicionalmente trabajos no repetitivos. La zona de trabajo en el mail es la lista de correos recibidos en un determinado período de tiempo (un día por ejemplo). Todo aquello que no pertenezca a este intervalo temporal contamina y engorda esta lista y por lo tanto no debería estar. En consecuencia, la regla aquí será sacar de la zona de trabajo todo aquello que es inútil o ya ha sido procesado. Para el primer caso la acción recomendable es borrar directamente (es recomendable ser agresivo en esto). Para el segundo archivar en una carpeta que no interfiera el trabajo diario, carpeta que deberá estar nombrada adecuadamente para facilitar búsquedas futuras.
2) SEITON (ordenar)
Un motivo habitual de pérdida de tiempo con el correo son las búsquedas. La causa raíz de esto radica en que no hemos archivado los correos con un criterio claro y coherente y que no hemos usado las palabras adecuadas para describir los «lugares» en los que hemos archivado. En esta fase se dispone de forma ordenada los materiales útiles y se identifica su ubicación: “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su sitio”. Este orden establecido debe facilitar la búsqueda, utilización y reposición de cada elemento.
El orden implica disponer las cosas útiles de forma que sean de uso fácil y etiquetar de tal modo que cualquiera pueda identificarlos, encontrarlos y cogerlos para su uso. Es interesante comentar aquí que, mientras en el puesto de trabajo físico de la línea, el orden se hace con respecto a la producción actual y de un inmediato futuro, con el correo tenemos la dificultad adicional provocada por la heterogeneidad de los mensajes que recibimos. Así, no es el mismo orden el que debemos buscar para mensajes personales, que para mensajes profesionales por ejemplo. Es preciso preguntarse para cada mensaje recibido cuáles son sus posibles principios ordenadores y elegir el más importante (hay que tener en cuenta que puede haber varios aplicables a cada mensaje). Una vez hecho lo anterior nos queda elegir su lugar de archivo (temporal, por temáticas, por equipos de personas…)
3) SEISO (limpiar)
El principio consiste en mantener el puesto de trabajo limpio e inspeccionar, durante la limpieza, máquinas e instalaciones. La inspección permite localizar los problemas y hace que conozcamos mejor la maquinaria. Es necesario efectuar una “limpieza inteligente” del lugar de trabajo, es decir, redefinir las condiciones óptimas operativas para el puesto. Esto incluye identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentran en perfecto estado.
Si aplicamos a nuestro correo el anterior principio: ¿cuántos mensajes recibimos repetitivamente de sites en los que, en su día nos inscribimos, pero que ya no nos interesan? ¿Cuántos mensajes de confirmación de recepción y/o lectura recibimos simplemente porque tenemos por defecto esta opción al enviar nuestros mensajes? ¿En cuántos correos aparecemos en copia sin realmente ser necesario? Eliminar las fuentes de suciedad en estos ejemplos serían: terminar suscripciones no interesantes, no poner por defecto la confirmación de recepción, pedir explícitamente que nos saquen de listas de distribución sin interés…
4) SEIKETSU (estandarizar)
Principio: Se deben establecer normas sencillas y visibles que permitan diferenciar los comportamientos correctos de las anomalías. Poner en marcha mecanismos para asegurar que las tres primeras “S” se han implantado correctamente y persisten. Estandarizar significa “crear un método consistente para ejecutar tareas y procedimientos.”
En este sentido, la costumbre habitual de tener siempre encendido el correo es un grave generador de interrupciones: estamos concentrados en realizar un informe o cualquier otra cosa y vemos que en una esquina de la pantalla un aviso de correo entrante, que nos lleva compulsivamente a abandonar por un tiempo lo que estamos haciendo para ir al inbox. Una posible estandarización, en consecuencia, es definir ciertas horas del día para leer correos y mantener contra viento y marea esta regla. Es fundamental entender que el email no es una herramienta de chat ni de mensajería instantánea.
5) SHITSUKE (mantener)
Consiste en mantener y respetar diariamente los estándares y las condiciones anteriormente definidas. Es una quimera pensar que las carpetas para archivar que hemos creado permanecen limpias y organizadas por sí mismas. La experiencia nos dice que no es así. Es preciso mirar con una periodicidad determinada (por ejemplo, una vez al mes) el contenido de nuestras carpetas para buscar errores. En muchas ocasiones esto nos servirá para refinar nuestro criterio de archivo. Cuando esto suceda deberemos renombrar las carpetas convenientemente e incorporar esto a nuestro modo diario de manejo del email.
Simplemente he listado algunas posibilidades a incorporar a nuestra rutina de uso del correo electrónico: otras muchas son posibles y deseables: el punto clave es comprender en cada caso cuál es la finalidad buscada y actuar en consecuencia.