Después de la reflexión de la semana pasada, “Excel Solución o problema”, esta semana toca plantear la respuesta. Y nada mejor que hacerlo con un ejemplo.
Supongamos que alguien quedó convencido de que excel puede llegar a ser un problema y quisiera averiguar cómo es la situación en su organización. El siguiente paso es plantear criterios de análisis:
- Búsquedas frecuentes: la utilización abusiva de funciones buscarv y buscarh genera lentitud en la hoja de calculo y en muchas ocasiones errores en la búsqueda ya que no hay rigor en la entrada de datos y las validaciones no son sencillas en excel. Esta vez pondero el efecto y la probabilidad con un peso de 8,9 puntos.
- Gran cantidad de filtros en columnas: Los filtros no son sencillos de utilizar, es fácil cometer errores al marcar las columnas, la selección es lenta y es fácil no darse cuenta que hay un filtro aplicado (el icono es muy pequeño). Esto puede llevarnos a análisis equivocados o a manipulaciones incorrectas de la información. El peso esta vez es de 2,1 puntos.
- No todo el mundo tiene excel, o si lo tiene no sabe cómo utilizarlo o no tiene acceso a la carpeta dónde está el fichero. Estos problemas hacen que en muchas ocasiones se escriban los datos en papel y luego se pasen al excel, doble trabajo, datos obsoletos, faltantes, etc. El peso es de 8,4.
- La captura de información de otras hojas de cálculo es difícil, en muchas ocasiones al mover la hoja a otro directorio las conexiones dejan de funcionar o se trabaja con datos equivocados. El peso es de 10,5.
- Si hay otras hojas de cálculo que utilizan mi información, es posible que se produzcan conflictos, etc. El peso de este problema es de 10,5.
- Usuarios múltiples: cuantos más usuarios acceden a una hoja excel, mayor es la probabilidad de que se produzcan bloqueos, se corrompa la información o se generen versiones alternativas. Después de ponderar el efecto y la probabilidad de que ocurra decido darle un peso de 26,6 puntos.
- ¿Se utiliza el fichero Excel para gestionar procesos o proyectos? Para llevar listas de acciones, para controlar pago de gastos, paras formaciones (asistentes), etc. Si es así, esto tiene un riesgo que pondero con 26,6 puntos.
- Por último, ¿tiene el fichero Excel un tamaño grande? Si, 2 megas no son nada comparaos con un video, pero para un Excel es enorme y hay riesgo de que se corrompa o falle al ejecutarlo… Lo pondero con 6,3 puntos.
Para valorar si el problema es de suficiente magnitud para poner en marcha una solución, decido hacer una hoja de cálculo y mandársela a 20 usuarios para que me contesten. Sólo lo hacen 10 y esto supone que tengo que copiar y pegar después de abrir cada hoja. Una pérdida de tiempo y además cada vez que me decido a hacer el análisis recibo una nueva contestación y tengo que rehacerlo. Para colmo, algunas personas han decidido usar la creatividad y cambiar los criterios de respuesta (si/no) añadiendo comentarios o valorando con un número. Debería haber puesto validaciones pero nunca recuerdo dónde esta la opción entre la gran cantidad de opciones de Excel.
En fin, la hoja enviada por correo electrónico no es na buena forma, así que decido colgarla en nuestro servidor. Hago un nuevo envío a otras 20 personas. Recibo 6 respuestas en dos días. Cuando decido preguntar a los que envié y no han contestado, escucho: “No soy capaz de acceder al directorio, no tengo permisos”, “No se cómo acceder, no lo he hecho nunca…”, “Lo he intentado varias veces, pero el fichero sólo se podía abrir para lectura, alguien lo estaba modificando” y por fin alguien borra el fichero, sin querer por supuesto…
Por hacer corta esta historia, en informática no nos dejan acceder a Google Drive o similares…
En fin, Excel no es la solución, pero ¿qué podemos hacer? Ante de nada: Acotar MUCHO, MUCHÍSIMO lo que se quiere resolver. En este caso, la recogida y el proceso de datos utilizando las ponderaciones que hemos definido.
Tres pasos
- Definir una estructura de datos sencilla y robusta, utilizando una Base de Datos de “reconocido prestigio” por ejemplo mySQL que además es gratis… En este caso basta con una tabla muy similar a la que hubiese hecho en Excel.
- Desarrollar entonces una Lean App en PHP (hay herramientas disponibles que pueden hacer muy sencillo y rápido el desarrollo) que resuelva las dos necesidades (recoger la información, y calcular un indicador del riesgo de utilizar Excel).
- Por último, cuando esté satisfecho del número de respuestas sólo necesito procesarlas, y esto lo puedo hacer con una nueva Lean App (si es un proceso que preveo que tendré que repetir en el futuro) o bien, ahora sí, en Excel.
Lo crean o no, si me olvido de los adornos (Bells and Whistles que dicen los americanos) en pocos minutos tengo resuelta la Lean App y cargada en la web. Sólo necesito pasar la dirección web a los encuestados que no tendrán problemas de acceso y que además recibirán como bonus una recomendación de si deben usar Excel o no… (Cuanto más alto sea el resultado, más recomendable es abandonar Excel para esa aplicación).
El siguiente link lleva a una App desarrollada para ello, animo a que lo prueben:
https://leansherpa.es/Clientes/Excel/
Habitualmente la estructura de datos será más compleja que la del ejemplo, pero con un poco de práctica no es complicado desarrollarla. En ocasiones se complicará el interfaz / proceso de información, pero si se mantiene acotado el objetivo, si se busca resolver una necesidad concreta y acotada, es sencillo de resolver.
El secreto está en no caer en la tentación de resolver todo, sólo una de las necesidades. Buscar “Lean Apps” y no grandes aplicaciones…
En los próximos días espero tener suficientes respuestas para una tercera entrada con los resultados.