Que levante la mano quién por trabajo no deba gestionar cada día un número muy grande de mails.¿Cuántas veces al día nos damos cuenta que no hemos avanzado trabajo por culpa de las interrupciones del correo electrónico?
El correo electrónico parece ser el único medio e instrumento indispensable para gestionar la comunicación entre trabajadores y empresas, también entre compañeros que comparten la misma sala dentro de la oficina.
¿Cómo manejar una sobrecarga de correo electrónico? ¿Responder a todos añade valor a la cadena de comunicación?
Generalmente, el correo electrónico no se usa para resolver cuestiones urgentes, de modo que no es necesario revisarlo con demasiada frecuencia.
Algunas empresas están tomando medidas para reducir drásticamente el número de mails y mejorar las condiciones de trabajo de sus empleados.
Atos, una empresa de servicios de TI francesa, se ha comprometido a abandonar el correo electrónico interno para el año 2014. En el 2010 emprendieron esta iniciativa con la que han conseguido reducir un 20% del correo interno en seis meses.
El CEO de la compañía estima que sólo el 10% de los 200 mensajes que sus empleados reciben en un día normal son útiles, y que el 18% es spam. Esto supone entre 5 y 20 horas a la semana leyendo y escribiendo e-mails.
Otra iniciativa más radical ha sido la de Volkswagen en Alemania. Los servidores de la compañía dejan de enviar mensajes de correo electrónico al empleado treinta minutos después de haber finalizado su jornada laboral, y sólo volverá a recibir notificaciones una hora después de haber ingresado al trabajo al día siguiente.
Como consecuencia de esta invasión de correos, la mayoría de nosotros pierde mucho tiempo recuperando información que se ha perdido entre cientos de correos almacenados en nuestra bandeja de entrada. Existen estudios que demuestran que la mayoría de los empleados pasan hasta una hora al día en busca de esta información, el 34% pasan hasta dos horas al día, y un 8% pasan hasta tres horas diarias. Incluso hay trabajadores que admiten pasar más de tres horas al día buscando mensajes de correo electrónico.
Podríamos aplicar algunas reglas básicas de comportamiento para mejorar la gestión del correo electrónico.
1) Reducir el volumen de mails. Antes de enviar un mail preguntarse siempre si es necesario y tiene algún valor para lo persona que lo recibirá; si se está enviando a la persona adecuada intentando reducir al máximo la opción del responder a todos o las listas de distribución. Valorar además si es el canal más idóneo para enviar nuestro mensaje ya que puede derivar en una larga discusión e intercambio de mails que se pueden ahorrar a través de un sistema más adecuado como el teléfono, skype, sms, etc.
2) Mejorar la calidad de los mails focalizando bien el tema. Escribir un asunto significativo y descriptivo ayudará el destinatario a entender rápidamente de que va nuestro mail y a localizarlo rápidamente una vez almacenado. Escribir mensajes simples y breves agiliza la lectura y también recurrir a bullets cuando se tratan varios temas.
3) Enseñar a los demás a utilizar correctamente los mails. Define un plan de comunicación con reglas claras para todos tus contactos, explicando claramente que nunca usarás el correo electrónico para resolver una emergencia, y que esperas lo mismo de ellos.
4) No es necesario contestar a todos los mails, sobre todo cuando el mensaje sirve solo para decir gracias. Menos mails enviaremos menos recibiremos.
Otra buena práctica es poner la consulta del correo en nuestra lista de tareas como si fuera una actividad e intentar procesarlo una vez al día. Es común, cuando se está trabajando, mantener la pestaña del correo electrónico abierta y ver un aviso cada vez que llega un mail nuevo. Esto puede ser una ventaja si se está esperando una notificación importante, o si debes comenzar a trabajar a partir de lo que dice el correo, pero en caso contrario se convierte en una distracción.
Inevitablemente una herramienta que tendría que servir para crear valor se convierte en una fuente de despilfarro.
¿Podríamos recurrir a una herramienta alternativa para remplazar el correo electrónico? ¿Igual el correo no es la mejor manera para compartir conocimiento?