- Reducir los errores y los defectos, mejorando la calidad, el tiempo de respuesta y los costes asociados a las pérdidas que se producen en todos los procesos de prestación del servicio.
- Reducir el tiempo de búsqueda de materiales y reducir los traslados de los mismos.
- Mejorar el control del proceso.
- Definir y asegurar el cumplimiento de los estándares de operación, mejorando la disciplina en el cumplimiento de los mismos.
- Utilizar de forma óptima el espacio disponible.
- Crear en las personas el hábito de mantener su puesto de trabajo ordenado y limpio. Vamos a analizar los pasos a seguir.
Principio:
Mantener en el puesto de trabajo sólo las cosas ESTRICTAMENTE necesarias. En esta fase se separarán los materiales útiles de aquellos que no lo son, y nos desprenderemos de todo aquello que resulta innecesario. Si hay dudas sobre la utilidad de algo, descartarlo.
Objetivo
Eliminar y evitar tener cosas inútiles en el área, que dificultan y obstaculizan el trabajo.
Ejemplo
Si es inútil lo devolvemos o lo tiramos, si es útil lo guardamos, si tenemos dudas lo etiquetamos, en un segundo momento decidiremos si guardarlo o tirarlo.
En el caso de nuestro ordenador: ¿Cuántos accesos directos tienes en el escritorio? ¿Tiene una lógica la estructura de carpetas? Elige una zona en la que vas a trabajar con las 5S, el ordenador, la mesa, el armario… Trabaja sólo sobre una parte de tu entorno. Hacerlo sobre todo es más complejo y es preferible avanzar poco a poco.SEITON = ORDENAR
¿Encuentras cualquier información/objeto en menos de 30 segundos? ¿Tienes que desplazar del puesto de trabajo para ir a buscarla? ¿Tienes que preguntar a otros?
Principio:
En esta fase se deben ordenar los materiales, útiles e informaciones y se identifica su ubicación: “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”. Este orden establecido debe facilitar la búsqueda, utilización y reposición de cada elemento. Para ello, cada usuario deberá colocar en su lugar el artículo que tomó al terminar de utilizarlo.
Objetivo
El orden implica disponer las cosas útiles de forma que sean de uso fácil y etiquetar de tal modo que cualquiera pueda identificarlos, encontrarlos y cogerlos para su uso.
Ejemplo
Asignamos un nombre, un código o un color a cada clase de artículo. Decidir dónde guardar las cosas, tomando en cuenta la frecuencia de uso. Organizar el material de tal forma que se le pueda colocar etiquetas visibles y utilizar códigos de colores para agilizar la localización de los objetos de manera rápida y sencilla. Si estás trabajando en tu ordenador, decide qué es lo que mantendrás en tu escritorio. Decide una estructura de carpetas: CLIENTES-PROYECTOS-RECIBIDO… Busca ideas de cómo organizar las carpetas en tus compañeros, o en internet.
SEISO = LIMPIAR
¿Dedicas parte de tu jornada a limpiar?
Principio:
Se basa en mantener el puesto de trabajo limpio e inspeccionar, durante la limpieza, las áreas de trabajo para localizar los problemas. Es necesario efectuar una “limpieza inteligente” del lugar de trabajo, es decir, redefinir las condiciones óptimas operativas para el puesto. Preguntarte ¿por qué se acumula el desorden? Esto incluye identificar y eliminar las fuentes de suciedad/desorden, asegurando que todos los medios se encuentran en perfecto estado.
Objetivo
Volver a las condiciones operativas óptimas de funcionamiento y a los estándares de mantenimiento de las máquinas y los equipos. En un entorno digital hay que asegúrese de suprimir programas, archivos, files, mails, etc. que no utilizamos. Es el momento de preguntarte cómo vas a gestionar las versiones de los ficheros.
Ejemplo
No debemos solo entender este paso según su significado literal de limpieza física de las cosas. También podemos usar el Seiso para redefinir u ordenar los procesos, el papeleo engorroso e innecesario o las instrucciones obsoletas.
Ahora que tenemos nuestro espacio limpio y organizado nos quedan 2 pasos más:
SEIKETSU = ESTANDARIZAR/COMUNICAR
Si una persona detecta una situación incorrecta ¿tienes las indicaciones para saber cómo debes actuar, sin depender de terceros?
Principio:
Se deberán establecer normas sencillas y visibles que permitan diferenciar los comportamientos correctos de las anomalías. Esto supone comunicar los estándares y las condiciones operativas de cada puesto de trabajo a todos los interesados.
Objetivo
Aprender mecanismos para asegurar que las tres primeras “S” se han implantado correctamente y persisten. Comunicar los estándares operativos y de mantenimiento de las primeras 3S. Estandarizar significa “crear un método consistente para ejecutar tareas y procedimientos.”
Ejemplo
En un entorno digital podemos establecer unos estándares de catalogación de carpetas, archivos, programas etc para que esto facilite por ejemplo otra persona que tenga que acceder a nuestro directorio para buscar documentos, para que sepa dónde y cómo acceder. Otra sugerencia: podemos recurrir a herramientas para la gestión y ejecución de tareas, así como comentamos en la entrada El iPad y la aplicación de Lean a mi oficina.
SHITSUKE = RESPETAR Y SUSTENTAR
Ahora viene el trabajo duro. Nuestra área de trabajo está limpia y todo tiene un lugar, ¿cómo hacemos para mantenerla así? ¿Se han determinado objetivos relativos al cumplimento de los estándares establecidos? ¿Hay herramientas eficientes para evaluar el grado de cumplimento? ¿Se ha definido un plan de comunicación para sensibilizar a todos sobre la importancia de mantener los resultados conseguidos?
Principio:
Consiste en mantener y respetar diariamente los estándares y las condiciones anteriormente definidas. En esta fase se integrarán las actividades de las 5S en los lugares de trabajo, se evaluarán los resultados y se definirán.
Objetivo
Definir los instrumentos de verificación (ej. Check list) necesarios para evaluar periódicamente el grado de adecuación a los estándares. Promover la filosofía de las 5S en todos los puestos de trabajo de la organización. Fomentar la participación de todos como instrumento de mejora de la disciplina 5S.
Ejemplo
Inspeccionar cada cierto tiempo las áreas de trabajo, publicar fotos del antes y del después, establece una rutina diaria de limpieza de tu lugar de trabajo, establece criterios de medición
Disciplina y hábito son necesarios para trabajar permanentemente con las normas establecidas, asumiendo el compromiso de todos para mantener y mejorar el nivel de organización, orden y limpieza.
Definir estándares visuales contribuye a identificar de forma inmediata las desviaciones, asegurar la disciplina en el cumplimiento de los estándares y crear un ambiente que fomente la creatividad para la resolución de problemas, donde las actividades se realicen en la velocidad correcta y sin defectos ni errores. El trabajo estándar debe constituir el «día a día» de la organización.
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| Ejemplos de 5S en una oficina |