Hace varios días os hablé sobre el libro del Principito y lo mucho que se podía aprender sobre gestión empresarial. Hoy quiero darle un enfoque distinto y reflexionar sobre el mundo de las nuevas tecnologías y el impacto que tiene en nuestras vidas.
Como punto de partida, os dejo una adaptación del cuento, ilustrada por Carlos Lavida, que representa un capítulo perdido donde se adapta el libro del Principito a la realidad del siglo XXI. Posiblemente muchos de nosotros nos sintamos identificados…
Después de leer este fragmento, algunos de nosotros nos habremos puesto rojos y nos sentiremos aludidos. A diferencia de los otros personajes del Principito, este no sólo pertenece al mundo de los adultos, sino que es un perfil muy extendido en las personas más jóvenes de la sociedad.
Sería de insensatos negar la realidad actual y dar la espalda a todas las herramientas que tenemos a nuestro alcance (Smartphones, correos electrónicos, sistemas de videoconferencias, mensajería instantánea, redes sociales….). Gracias a toda esta tecnología hemos mejorado muchos procesos en nuestras organizaciones. Sin embargo, nos falta aprender a usarlas de forma correcta y racional.
Las nuevas tecnologías nos permiten aprovechar mejor nuestro tiempo, eliminar tareas innecesarias y ahorrar en desplazamientos (por ejemplo, con las reuniones por videoconferencia). También nos permite acelerar procesos y eliminar esperas (¡qué diferencia entre enviar una carta tradicional o un correo electrónico!). El problema reside en que lo usamos de forma incorrecta. Por ejemplo, el riesgo de la inmediatez.
¿Todos sabemos usar correctamente los sms, los WhatsApp o cualquier otra aplicación similar? Pensemos que, aun siendo una forma inmediata de comunicación, no podemos confiar en que el receptor revise continuamente las entradas, por lo que no se debe insistir en recibir una respuesta al momento o bien, si es urgente, se deben usar otros canales más directos, como puede ser una llamada.
¿Y qué ocurre con el correo electrónico? Aquí podemos hablar del peligro de la interrupción. ¿Habéis conseguido estar más de media hora sin recibir un correo electrónico en el trabajo? Tener activado el aviso de entrada de correo en el Outlook es peligroso (os invito a releer el post de la invasión de los mails).
Por cierto, ¿sabéis cuantas interrupciones (uno de los principales “MUDA” en las oficinas) se dan cada día en un puesto de trabajo? Un estudio reciente de Stephen B. Jenkins comenta que se produce ¡una interrupción cada 10-20 minutos, y que tardamos 15 minutos en recuperar la atención después de una llamada telefónica!
A los peligros anteriores se deben sumar los malentendidos producidos por una interpretación subjetiva del mensaje digital. Es evidente que en este tipo de comunicación se pierden matices y contextos importantes para entender el mensaje y priorizar la respuesta. Haced la prueba: leer un mismo mensaje dos personas y seguro que la entonación (pese a los emoticonos) será distinta.
Otro problema actual es la “infoxicación” o gran volumen de información que debemos manejar y saber seleccionar, si queremos ser más productivos.
Cada año se generan 2 hexabytes de información y la realidad es que recibimos mucha más información de la que somos capaces de gestionar. Alfons Cornella comenta que debemos tener un proceso sistematizado para la búsqueda de información: ¿Cuál es la información que me interesa? ¿Dónde la busco? ¿Cómo la busco? ¿Cómo gestiono aquella información interesante que me encuentro por casualidad? ¿Cómo filtro las fuentes fiables de información?
Y por último, pero no por ello menos importante, las adicciones que pueden llegar a generar las nuevas tecnologías entorpeciendo las relaciones humanas.
Tal y como apunta el fragmento del Principito y el nativo digital, debemos usar las herramientas de comunicación a nuestro alcance siempre y cuando sigamos mirando los ojos de quien tenemos delante.
Algunos de vosotros conoceréis la iniciativa ¡Mírame, diferénciate!, impulsada por un grupo de profesionales sanitarios. Cuando una persona acude al Sistema Sanitario busca no sólo la competencia técnica de los profesionales, sino que también espera encontrar personas capaces de transmitirle seguridad, confianza y respeto acerca de sus decisiones. Por eso es importante, una atención directa y humanizada.
Así pues, ¿cuál es el verdadero valor del flujo de información y la comunicación, y que nos aportan las nuevas tecnologías? Si recordamos, en el modelo Lean se tratan los 7 flujos principales de cualquier proceso (materiales, WIP, producto acabado, información, personas, equipos, calidad) como fuentes de despilfarro.
Lo que ocurre es que normalmente nos centramos en el flujo asociado directamente al producto o servicio y olvidamos el de la información, posiblemente por estar más oculto o no ser el principal. El verdadero valor de la información reside en tenerla (con calidad, clara, a tiempo y completa), compartirla (sin interrupciones, debe llegar a cualquiera que la necesite en su trabajo) y utilizarla. En esta entrada hemos hablado de cómo las tecnologías actualmente nos pueden ayudar a hacer fluir la información en las organizaciones y como habréis visto, debemos aprender para hacer un uso racional si no queremos convertirnos en el nativo digital del Principito.