Actualmente existe mucha regulación sobre el tema y diversas formas que ayudan a las empresas a identificar los riesgos asociados a su actividad, desde los sistemas cada vez más extendidos de comunicación de incidentes y accidentes, hasta normas y certificados (marcado CE, UNE, ISO, OHSAS, HACCP… ) para la gestión del riesgo, o los sistemas tradicionales de control del producto.
Sin embargo, algunos gestores manifiestan que necesitan herramientas prácticas y operativas para, una vez conocido en riesgo, ser capaces de minimizarlo, más allá del uso de EPI’s u otros mecanismos (listas de comprobación, protocolos de actuación ante condiciones no normales, etc.) que sólo protegen del error o reducen su impacto.
Los modelos tradicionales apuntan al control por muestreo, donde se comprueban y determinan los errores de una parte del lote. El otro día escuchando la radio recordé una forma original de poner en práctica la comprobación por muestreo. Se trata de la conocida Cláusula Van Halen.
El grupo Van Halen es una mítica banda de rock fundada en 1974 con 11 álbumes editados desde entonces y más de 90 millones de copias vendidas. Este grupo tenía fama por incorporar una cláusula particular en sus contratos: en el backstage tenía que haber un bote lleno de M&Ms pero sin M&Ms marrones.
Si no se cumplía esa cláusula podían dejar de actuar y cobrar por ello. Más allá de la anécdota, era una forma inteligente y rápida de comprobar si se cumplía con las especificaciones técnicas de los contratos (llenos de cláusulas técnicas, muy extensos y pesados de leer). Antes de cada actuación, el grupo sólo tenía que ir a mirar el bote de M&M para saber de antemano si sus especificaciones habían sido seguidas al pie de la letra. Si se encontraban con M&M marrones, era fácil pensar que tampoco se cumplían el resto de condiciones técnicas, y posiblemente habría problemas durante la actuación. Por tanto, era conveniente cancelarla.
Aunque en este caso la comprobación de una única cláusula del contrato es eficiente, en otros muchos casos el error puede pasar por alto y acabar impactando en el cliente. Nosotros, en nuestros proyectos, apostamos por evitar el error y acercarnos al riesgo cero. ¿Cómo es posible?
Para empezar, mediante la implantación de mecanismos a prueba de errores (llamados Poka Yoke), evitar el error (potencial o real) en los procesos de trabajo. Los Poka Yoke tienen su origen en el sistema de producción de Toyota pero son fácilmente replicables a cualquier sector. Son sistemas que imposibilitan de algún modo el error humano (prevención del error) o que lo resaltan para que sea fácilmente detectable.
Algunos Poka Yoke y sus niveles de control:
- Nivel 1: sistemas donde el mecanismo físico evita que se cometa el error. Es el caso de los puertos USB, que su diseño obliga a que se conecte con la polaridad correcta.
- Nivel 2: alertas que detectan el error y detienen el proceso para poder evaluar el impacto del defecto y decidir la acción a tomar. Es el caso de los mensajes informáticos cuando salimos de un programa sin guardar, o no completamos un campo correctamente en un formulario.
- Nivel 3: avisos que resaltan el error pero sin parar el proceso. Un ejemplo lo encontramos en el corrector ortográfico de los ordenadores.
Lo difícil en todos esos casos es acertar en qué puntos del proceso conviene implantar Poka Yoke y cuál es el que va a conseguir reducir el riesgo a un nuevo error.
Sin embargo, para acercarnos al riesgo cero es necesario algo más que herramientas (Poka Yoke u otras igualmente válidas). Es necesario crear una cultura del riesgo cero. Nosotros apostamos por el modelo Lean, como filosofía innovadora que permite enfocar la gestión del riesgo hacia lo verdaderamente importante (el valor al cliente), y así conseguir reducir los errores y despilfarros de los procesos.
El modelo Lean cuenta con un conjunto de métodos y herramientas que nos permiten identificar la verdadera causa raíz de los errores (no su efecto) y nos dan metodologías claras para solucionar cada uno de estos problemas. Aquí es donde cobran importancia conceptos como KAIZEN, GEMBA, MÉTODO CIENTÍFICO, etc. Además, consigue resultados sostenibles en el tiempo, gracias a la implicación de los profesionales y a la estandarización de los procesos y entornos de trabajo. Esto es lo que verdaderamente puede ayudar al cambio de los pequeños hábitos y conseguir así el cambio cultural hacia el riesgo cero.
Os propongo que penséis en algún olvido o distracción que hayáis tenido en los últimos días. ¿Cómo podríais haberlo evitado? Desde pequeños aprendemos diversos trucos: anotaciones en las manos, el cambio de reloj de muñeca, un post-it colocado estratégicamente, etc… el problema es que llega un punto en el que nos llenamos de “avisos” y nos acostumbramos a vivir rodeado de ellos, y entonces pierden su eficacia. Por lo tanto, un consejo, haced un buen ejercicio de diagnóstico y reflexión antes de llenar los procesos de sistemas a prueba de errores y defectos.
