El término “nemawashi” proviene del japonés y es uno de los 14 principios de la filosofía Toyota, en concreto el principio 13: Tome decisiones por consenso lentamente, considerando concienzudamente todas las opciones; impleméntelas rápidamente.
El término nemawashi hace referencia al proceso de cavar alrededor de las raíces de un árbol preparándolas para trasplantarlo. Sería el equivalente de preparar el terreno. Es parte del vocabulario de Toyota y es una habilidad de trabajo importante. Todas las decisiones se toman por consenso grupal.
La palabra deriva del mundo de la jardinería japonesa, dónde se utiliza una técnica especial para descubrir las raíces al trasplantar árboles. En este proceso, se le da atención única a cada raíz y se prepara para el cambio inminente. En el contexto corporativo, nemawashi funciona de manera similar, ya que cada parte de la organización es escuchada y sus necesidades atendidas, a través de discusiones individuales y reuniones pequeñas.
Nemawashi es crítico durante el proceso de toma de decisiones. Involucra a todos los empleados porque durante el nemawashi, la compañía está buscando la opinión y el consenso de cada uno sobre la decisión que supondrá un cambio sustancial en la organización.
Además del consenso, el nemawashi hace la organización más horizontal y obliga a escuchar a las demás personas. Esto tiene un enorme impacto en la organización respecto a la eficiencia de la labor directiva y a la motivación de los equipos que tiene la posibilidad de exponer su punto de vista. Se dice que gracias al nemawashi, las empresas japonesas suelen equivocarse muy pocas veces y siempre van dando pasos hacia delante, mejorando cada día.
Una consideración cuidadosa en la toma de decisiones incluye cinco elementos principales:
- Averiguar lo que realmente está pasando (genchi gembutsu).
- Comprender la causa raíz de los problemas, preguntando cinco veces «¿Por qué?» (técnica de análisis de los 5 por qués).
- Considerar varias soluciones alternativas y desarrollar una justificación detallada para la solución elegida.
- Crear consenso dentro del equipo, incluyendo a los empleados de Toyota y a los proveedores externos.
- Usar medios de comunicación muy eficientes para ejecutar los 4 puntos anteriores, preferiblemente en una sola cara de una hoja de papel.
El proceso para buscar y generar consenso por todas las partes del equipo puede parecer lento y complicado. Pero para que este proceso sea ágil y fluya, la comunicación es un elemento clave. Se necesita una herramienta de comunicación eficiente que permita entender la propuesta, donde sean visibles los antecedentes, la situación actual y la solución que se plantea.
Un informe A3 es una expresión de ese proceso de pensamiento profundo y también una herramienta para obtener muchos puntos de vista en cada recuadro. Cuenta con la información necesaria para comprender la situación, la planificación, ejecución y control. A medida que se avanza, y se van realizando las reuniones, se va modificando este el informe hasta llegar al que incluye la decisión final.